tijdKijk eens aandachtig rond op kantoor. Maak je het jezelf soms niet té moeilijk? Doe je taken dubbel? Ligt je bureaublad vol stapels? Hoe complexer je leeft en werkt, hoe drukker je je voelt.
Je hoeft daarom je werk niet compleet om te gooien. Kleine stapjes kunnen al een grote impact hebben om simpelder te werken.

Hoe kun je je werk vereenvoudigen?

Maak realistische beloftes.

Als je iedereen belooft telkens direct een probleem op te lossen en dit gebeurt niet, dan blijft dit in je hoofd spoken. Een klant wacht ongeduldig op zijn beloofde offerte. Je baas verwacht het eindrapport voor de middag. Jij voelt je constant opgejaagd, omdat je geen neen durfde te zeggen. Houd je aan je beloftes en deadlines. Communiceer duidelijk wat haalbaar is en wat niet.

Verminder de informatie overload.

Ligt er nog leesvoer van een paar jaar te wachten? We verzamelen meer informatie dan we ooit tijd voor zullen hebben om te verwerken (o.a. info van facebook, twitter, surfen). Kies kritisch welke tijdschriften, kranten en infopagina’s je wilt blijven lezen. Zeg desnoods abonnementen op.

Gooi meer weg.

Vanaf het ogenblik dat we onze brievenbus of inbox openen, kun je +/- 60% zaken direct weggooien of deleten. Maar we laten mailtjes in de inbox zitten en doen er niets mee. Selecteer streng en gooi meer weg.

Ontrommel je werkplek.

Zwerven stylo’s, gummetjes, paperclips, nietjes overal rond in kantoor? Vind je de juiste inktcartridge niet direct? Zoeken naar zaken kost energie. Zorg dat je een vaste kast of lade hebt om je kantoorbenodigheden op te bergen.

Reduceer je stress.

Wat geeft jou het meeste stress tijdens je werkdag? Het zijn niet alleen grote gebeurtenissen, zoals een ziekte, een ongeval etc., die ons stress geven, maar ook kleine dagelijkse irritaties zoals files, stoorzenders, e-mail, hoog werktempo, werkonzekerheid… Breng in kaart wat jou het meeste stress geeft en doe er iets aan.

Gebruik minder e-mailaccounts.

Hoeveel inboxen heb jij? We zetten accounts op via gmail, hotmail, facebook,… Daarmee maken we het onszelf lastig om het overzicht te bewaren van alle binnenkomende mail.

Groepeer taken.

Betaal jij elke dag twee facturen? Verwerk je dagelijks nieuwe gegevens in je adressenbestand? Groepeer dezelfde taken door ze bv. 1 x per week uit te voeren.

Verminder stoorzenders.

De enveloppe van je e-mail, de biep van een sms. Het zijn allemaal kleine stoorzenders, die je uit jouw concentratie halen als je aan het werk bent. Zet ze uit.

Hoe simpeler je de zaken aanpakt, hoe efficiënter je werkt. Eenvoudig werken en leven geeft rust. Pas dit ook toe in je privéleven; bv. kiezen uit uitnodigingen voor feestjes, buitenschoolse activiteiten, sportkeuzes, restaurantbezoek,… Je krijgt meer balans door te vereenvoudigen.

Stop met piekeren.

Heb je een opdracht niet binnengehaald? Was je collega nogal kortaf? Tob niet te lang over zaken die niet goed gingen. Focus je op alles wat die dag wel goed ging.

Verminder keuzes.

Last van keuzestress? Kiezen is lastig. Op het moment dat je een beslissing neemt, laat je het andere los. Wanneer we een nieuwe gsm of printer willen kopen, hebben we keuze uit een heleboel merken met elk tientallen modellen. Blijf bij eenzelfde merk of leverancier. Dit vergemakkelijkt het om de juiste keuze te maken.

Hoe simpeler je de zaken aanpakt, hoe efficiënter je werkt. Eenvoudig werken en leven geeft rust. Pas dit ook toe in je privéleven; bv. kiezen uit uitnodigingen voor feestjes, buitenschoolse activiteiten, sportkeuzes, restaurantbezoek,… Je krijgt meer balans door te vereenvoudigen.

 

Timemanagement is ook je werk vereenvoudigen