secretaressemultitaskWe beantwoorden e-mails als we telefoneren, we maken afspraken terwijl we met een half oor naar de radio luisteren of een fax versturen. We worden constant gestoord door collega’s, sms’jes en zaken die ons plots te binnen schieten.

Het is wetenschappelijk bewezen dat je minder efficiënt werkt als je je aandacht over verschillende activiteiten moet verdelen. Volgens neurologisch onderzoek kunnen we niet echt 2 dingen tegelijk goed doen. Multitasken
= constant schakelen tussen de ene en de andere taak.

We hebben ongeveer 15 minuten nodig om terug volledig geconcentreerd te zijn op de taak waarmee we bezig waren. Taken duren langer en daardoor ben je minder productief. Het is ook complexer werken, je krijgt meer stress en je maakt veel sneller fouten.

DOE 1 DING TEGELIJK DAT WERKT HET EFFICIËNTST. HOE STOP JE NU HET MULTITASKEN ?

  1. Maak een to do list van de taken die je zeker die dag wilt doen.
  2. Vraag je af of je alle zaken moet doen die dag of kunnen er zaken wachten ? Delegeer meer.
  3. Schrijf alle zaken die in je hoofd spoken op. Zo is je hoofd leeg en kun je je meer focussen . Aandachtig werken geeft kwaliteit en rust.
  4. Plan je dag en probeer ’s ochtends de belangrijkste en moeilijkste taken eerst te doen.
  5. Doe je taken één voor één en concentreer je op die ene taak. Begin pas een volgende taak als de vorige volledig afgewerkt is.
  6. Check e-mail op vaste tijdstippen en zet het geluidje of envelopje uit. Dan ben je niet zo geneigd om direct te kijken naar je inbox.
  7. Zet je gsm uit of vraag een collega de telefoon een tijdje over te nemen.
  8. Plan overlegmomenten met je collega’s i.p.v. elkaar de hele dag door te storen.
  9. Neem een echte middagpauze om je batterijen op te laden. Snuif de buitenlucht op en wind je niet op voor futiliteiten.

Geluk komt van aandacht voor kleine dingen,
ongeluk van het verwaarlozen van kleine dingen

XiangXu

Stop met Multitasken!